מלאו כרטיס של תהליך אחד
- אירוע: פנייה חדשה מתקבלת מערוץ מוסכם, עם מזהה ייחודי מוגדר.
- קלט: פרטי קשר, נושא, מקור ושדות חובה; כלל לטיפול בערכים חסרים או שגויים.
- אחראי: תפקיד מסוים ומחליף אם האדם הראשון אינו זמין.
- תוצאה: רשומה ב-CRM ופעולה הבאה; המועד מחושב לפי לוח עבודה מוסכם.
- חריג: לפנייה חוזרת, כשל בערוץ או היעדר אחראי יש מסלול נפרד.
הגדירו מעברים ותנאים
בתהליך המדומה התחילו בשלושה מצבים: חדש, בטיפול והושלם. כתבו מי רשאי לשנות מצב ואילו נתונים נדרשים למעבר. קבלת הודעה עדיין אינה הוכחה ללקוח מתאים או למכירה שהושלמה.
קבעו סף איחור, שעות עבודה ומתי תזכורות נפסקות לאחר ביצוע. זמינות כללי האוטומציה ב-Bitrix24 תלויה במסלול. בדקו תחילה אפשרות מובנית, ולאחר מכן העריכו יישום או עבודה מותאמת.
מקור רשמי: Bitrix24: כללי אוטומציה ב-CRM
טפלו בכפילויות לפני הפעלת התראות
נניח שאותה פנייה לבדיקה מגיעה פעמיים. התוצאה המצופה היא קשר שנשמר לפנייה ופעולה הבאה מוסכמת, ולא שתי משימות זהות. הגדירו מתי הודעה חדשה ממשיכה פנייה קיימת ומתי היא מתחילה פנייה אחרת.
אירוע חוזר, חזרה לשלב והעברה ידנית של נציג עשויים להתנהג אחרת. כתבו כלל לכל מקרה ובדקו מספר משימות והתראות. חריג אינו צריך להישאר שגיאה מוסתרת ביומן ללא אחראי.
בצעו ארבע בדיקות קבלה
- פנייה חדשה תקינה: השדות והאחראי נשמרו, והפעולה הבאה נוצרה פעם אחת.
- פנייה חוזרת: אין כפילות לא רצויה, והנציג יכול לקרוא את היסטוריית ההמשך.
- איחור: המנהל המוסכם מקבל התראה; אחרי ביצוע לא נוצרות תזכורות נוספות.
- כשל או הרשאה חסרה: הפעולה אינה מוצגת כהצלחה; יש סטטוס ברור ואחראי לתיקון.
מסרו כללים לצד הגדרות
תעדו את בעל התהליך, הכללים הפעילים, מקור הנתונים, דרך ההפסקה והבדיקות לאחר שינוי. הדריכו את הנציג באותו תרחיש מדומה ושמרו את תוצאות הקבלה עם תאריך.
הפרידו בהצעה בין הגדרה רגילה, בדיקה טכנית של תהליך מותאם וביצוע בעקבות הבדיקה. המסמך עוזר להעריך היקף, אך אינו הופך אינטגרציה חריגה לתכונה מוכנה. התחילו במשפך אחד והרחיבו לאחר פיילוט שאומת.
בואו נדבר על הפרויקט שלכם
ספרו לנו על היעד, השפות והתכונות הדרושות לכם. נסכם את היקף העבודה ואת הצעדים הבאים.